GDPR · RODO
Privacy Policy
Last updated: 26 October 2026
This Privacy Policy explains how we process the personal data of visitors to xrpolska.org and of people who contact us, apply for membership or sign up for information about the XR Polska Summit. It is issued under Articles 13 and 14 of Regulation (EU) 2016/679 (General Data Protection Regulation, “GDPR”; in Polish “RODO”) and the Polish Act of 10 May 2018 on the Protection of Personal Data.
1.Data controller
Polskie Stowarzyszenie Rzeczywistości Rozszerzonej (Polish Extended Reality Association, XR Polska)
E-mail: xrpolska.info@gmail.com
We have not appointed a Data Protection Officer, as we are not required to do so under Article 37 GDPR. All data protection requests can be sent to the e-mail address above.
2.What data we process
- Membership and contact form: full name, e-mail address, organisation (optional), the type of membership or enquiry, the content of your message and the language of the website.
- Summit form: full name, e-mail address, organisation (optional), the type of interest (updates, partnership, exhibition, speaking, media) and an optional message.
- Correspondence: any further data you share with us when we reply by e-mail, and — if you become a member — the data needed to run your membership.
- Technical data: IP address, browser type and the date and time of the visit, recorded automatically in the server logs of our hosting provider for security purposes.
- Preferences: your language and cookie choices, stored in your own browser.
3.Purposes and legal bases
| Purpose | Legal basis |
|---|
| Answering your membership application or enquiry | Your consent — Art. 6(1)(a) GDPR; and steps taken at your request before you join — Art. 6(1)(b) GDPR |
| Sending you information about the XR Polska Summit 2027 that you asked for | Your consent — Art. 6(1)(a) GDPR |
| Running your membership, if you join | Membership terms — Art. 6(1)(b) GDPR, and legal obligations of the association — Art. 6(1)(c) GDPR |
| Further correspondence after your message | Our legitimate interest in keeping in touch with the XR community — Art. 6(1)(f) GDPR |
| Establishing, exercising or defending legal claims | Our legitimate interest — Art. 6(1)(f) GDPR |
| Keeping the website secure and protecting the forms against spam | Our legitimate interest — Art. 6(1)(f) GDPR |
| Remembering your language and cookie preferences | Art. 399 of the Polish Electronic Communications Law (strictly necessary storage) in connection with Art. 6(1)(f) GDPR |
Where processing is based on consent, you may withdraw it at any time, without affecting the lawfulness of processing carried out before the withdrawal.
4.How long we keep data
- Applications and enquiries: until the matter is closed and for up to 12 months after our last contact.
- Members: for the duration of the membership and afterwards for as long as required by law (for example, accounting rules).
- Summit updates: until the summit has taken place or until you withdraw your consent, whichever comes first.
- Data needed to establish or defend claims: until the claims become time-barred under Polish law.
- Server logs: according to the retention period of our hosting provider, usually no longer than a few weeks.
- Language and cookie preferences: up to 12 months, after which we ask again.
The forms do not store your message in a database on our website — it is delivered directly to our e-mail inbox.
5.Who receives the data
- our hosting provider (Hostinger), which hosts the website and processes server logs on our behalf;
- our e-mail service provider (Google Ireland Ltd., Gmail), which delivers and stores our correspondence;
- the provider of web fonts (Google Fonts, Google Ireland Ltd.), which receives your IP address when your browser loads the fonts;
- public authorities, where we are legally obliged to do so.
We do not sell personal data and we do not share it with other members without your permission.
6.Transfers outside the EEA
Some providers listed above may process data outside the European Economic Area, in particular in the United States. In such cases the transfer is based on an adequacy decision of the European Commission (including the EU–U.S. Data Privacy Framework) or on Standard Contractual Clauses approved by the European Commission.
7.Your rights
Under the GDPR you have the right to access your data (Art. 15), to rectify it (Art. 16), to have it erased (Art. 17), to restrict processing (Art. 18), to data portability (Art. 20), to object to processing based on our legitimate interest (Art. 21) and to withdraw your consent at any time (Art. 7(3)). To exercise your rights, write to the e-mail address in section 1. We reply without undue delay and no later than within one month.
8.Right to lodge a complaint
You can lodge a complaint with the President of the Personal Data Protection Office (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, Poland, uodo.gov.pl.
9.Is providing data required?
Providing data is voluntary. However, without your name and e-mail address we cannot answer your application or send you summit information.
10.Automated decision-making
We do not make decisions based solely on automated processing, including profiling, that would produce legal effects concerning you.
11.Cookies and changes
Information about cookies and similar technologies is available in our Cookie Policy. We may update this policy when our activities or the law change; the current version is always on this page.
RODO
Polityka prywatności
Ostatnia aktualizacja: 26 października 2026
Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, jak przetwarzamy dane osobowe osób odwiedzających xrpolska.org oraz osób, które się z nami kontaktują, składają zgłoszenie członkowskie lub zapisują się na informacje o XR Polska Summit. Realizuje ona obowiązki informacyjne z art. 13 i 14 Rozporządzenia (UE) 2016/679 (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, „RODO”) oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
1.Administrator danych
Nie wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, ponieważ nie mamy takiego obowiązku na podstawie art. 37 RODO. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych można pisać na powyższy adres e-mail.
2.Jakie dane przetwarzamy
- Formularz członkowski i kontaktowy: imię i nazwisko, adres e-mail, organizacja (opcjonalnie), rodzaj członkostwa lub zapytania, treść wiadomości oraz język strony.
- Formularz Summitu: imię i nazwisko, adres e-mail, organizacja (opcjonalnie), rodzaj zainteresowania (informacje, partnerstwo, wystawa, wystąpienie, media) i opcjonalna wiadomość.
- Korespondencja: dane, które przekażesz nam w dalszej korespondencji e-mail, a jeśli zostaniesz członkiem — dane potrzebne do obsługi członkostwa.
- Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki oraz data i godzina wizyty, zapisywane automatycznie w logach serwera naszego dostawcy hostingu w celach bezpieczeństwa.
- Preferencje: wybór języka i ustawienia cookies, przechowywane w Twojej przeglądarce.
3.Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa prawna |
|---|
| Odpowiedź na zgłoszenie członkowskie lub zapytanie | Twoja zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO; oraz działania podejmowane na Twoje żądanie przed przystąpieniem — art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Przesyłanie zamówionych informacji o XR Polska Summit 2027 | Twoja zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO |
| Obsługa członkostwa, jeśli dołączysz | Warunki członkostwa — art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz obowiązki prawne stowarzyszenia — art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
| Dalsza korespondencja po Twojej wiadomości | Nasz prawnie uzasadniony interes w utrzymywaniu kontaktu ze społecznością XR — art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | Nasz prawnie uzasadniony interes — art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Bezpieczeństwo strony i ochrona formularzy przed spamem | Nasz prawnie uzasadniony interes — art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Zapamiętanie języka i ustawień cookies | Art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej (niezbędne przechowywanie) w związku z art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
4.Jak długo przechowujemy dane
- Zgłoszenia i zapytania: do zakończenia sprawy i maksymalnie 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.
- Członkowie: przez czas trwania członkostwa, a następnie tak długo, jak wymagają tego przepisy (np. rachunkowe).
- Informacje o Summicie: do czasu odbycia się wydarzenia lub do wycofania zgody — w zależności od tego, co nastąpi wcześniej.
- Dane potrzebne do ustalenia lub obrony roszczeń: do upływu terminu ich przedawnienia.
- Logi serwera: zgodnie z okresem przechowywania dostawcy hostingu, zwykle nie dłużej niż kilka tygodni.
- Preferencje języka i cookies: do 12 miesięcy, po czym zapytamy ponownie.
Formularze nie zapisują wiadomości w bazie danych na stronie — trafiają one bezpośrednio do naszej skrzynki e-mail.
5.Odbiorcy danych
- dostawca hostingu (Hostinger), który utrzymuje stronę i przetwarza logi serwera w naszym imieniu;
- dostawca poczty e-mail (Google Ireland Ltd., Gmail), który dostarcza i przechowuje naszą korespondencję;
- dostawca czcionek internetowych (Google Fonts, Google Ireland Ltd.), który otrzymuje Twój adres IP, gdy przeglądarka pobiera czcionki;
- organy publiczne, jeśli zobowiązuje nas do tego prawo.
Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich innym członkom bez Twojej zgody.
6.Przekazywanie danych poza EOG
Niektórzy z wymienionych dostawców mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. W takich przypadkach przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym EU–U.S. Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
7.Twoje prawa
Na podstawie RODO masz prawo dostępu do danych (art. 15), ich sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18), przenoszenia danych (art. 20), sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21) oraz wycofania zgody w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3). Aby skorzystać z praw, napisz na adres z punktu 1. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca.
8.Prawo do skargi
Możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.
9.Czy podanie danych jest obowiązkowe?
Podanie danych jest dobrowolne, jednak bez imienia, nazwiska i adresu e-mail nie możemy odpowiedzieć na zgłoszenie ani przesłać informacji o Summicie.
10.Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne.
11.Cookies i zmiany
Informacje o plikach cookies i podobnych technologiach znajdziesz w Polityce cookies. Możemy aktualizować tę politykę, gdy zmienią się nasze działania lub przepisy; aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie.
